TAREAS, HERRAMIENTAS Y RESPONSABILIDADES DEL ADMINISTRADOR
Esta persona será la encargada de varias funciones destinadas a la mejora y mantenimiento del inmueble, a fin de garantizar las condiciones de seguridad, comodidad y decoro establecidas por la ley 27157 del Régimen de la Propiedad exclusiva y común.
Es una actividad que genera a su vez un gran movimiento de fondos, lo que involucra un control activo por parte de todos los copropietarios. En algunos casos puede suceder que la contratación de alguien poco idóneo derive en problemas futuros para la comunidad. Por esta razón será necesario que el administrador de inmuebles este registrado en el Ministerio de Vivienda como Agente Inmobiliario y luego conocer, en primer lugar, las tareas y responsabilidades , que se encuentran en el Reglamento Interno para verificar su cumplimiento y si se están llevando a cabo de forma correcta. - Contratar personal en relación de dependencia ( porteros, auxiliares, personal de limpieza) y realizar los aportes relacionados con cargas sociales, gastos de horas extras trabajadas y pagos a personal del edificio. Hay que tener en cuenta que cualquier reclamo de estos trabajadores en caso de incumplimiento, caerá sobre la junta de Propietarios.
- Contratar servicios mensuales de mantenimiento y limpieza para garantizar el correcto funcionamiento de las instalaciones.
- El consorcio deberá exigirle siempre que pida varios presupuestos y cotizaciones. A su vez el administrador tiene que verificar que la empresa de servicios que contrató, haya cumplido con tener en planilla a su personal, porque, si un empleado se accidenta y no está asegurado, el administrador y la Junta de Propietarios son solidariamente responsables de lo sucedido.
- Comprar diversos artículos y bienes para el uso del edificio (artículos de limpieza; lámparas de luz; bolsas de residuos; alfombras; espejos, etc.). La junta de Propietarios debe exigir permanentemente las facturas que acrediten esas compras.
- Cumplir con las Normas -( certificado de extintores, seguridad en ascensores, limpieza de tanques de agua, luces de emergencia y señalética, etc.)
- Liquidar remuneraciones y cargas sociales; pagar servicios, etc.
- En todas estas cuestiones, si se realiza alguna mala práctica por parte del administrador todas las consecuencias caerán sobre los propietarios del edificio.
Un problema recurrente es la aprobación de las Rendiciones de Cuentas Anuales por parte de la Asamblea de la junta de Propietarios sin haberse efectuado previamente controles sobre la documentación que ha realizado el Administrador. Muchas veces por desconocimiento se pueden aprobar acciones equivocadas por parte del administrador es por eso que es importante participar en todas las asambleas y contar con medios de control.
De allí también la importancia de la utilización de herramientas modernas que permitan que las juntas de Propietarios, puedan hacer seguimiento de la gestión de su administración. Muchos administradores suelen utilizar formatos en Excel que son complejos para que los propietarios puedan entenderlos y con ello supervisar las cuentas, comparar presupuestos y controlar los gastos de su edificio.
Se requiere entonces contratar un administrador que cuente con herramientas útiles como un software para administrar edificios. Gestores Inmobiliarios SAC, ha desarrollado una herramienta de suma utilidad que se denomina Software SGE.
Ventajas del Sistema de Gestión de Edificios SGE
- Ahorro de tiempo: Sistema de Gestión de Edificios tiene una interfaz intuitiva de muy fácil manejo, las tareas que actualmente le pueden tomar horas (registro de información, procesos, validación, controles, emisión de documentos y reportes etc.), podrá realizarla en minutos
- Orden: El sistema se encuentra estructurado y con formatos ya definidos, esto le proveerá de un orden en el manejo de su información, el mismo que será transmitido a sus clientes o usuarios.
- Transparencia: Sus clientes o usuarios tendrán información correcta y oportuna, generada a través de un sistema informático que le permitirá fácilmente acceder a la información de origen, esto será percibido como un manejo transparente
- Confianza: Elimina las posibilidades de error que pueden darse con otros métodos como son: Información manual, Hojas de Excel, Sistemas no integrados.
- Ampliar su oferta: Sistema de Gestión de Edificios le proporciona una serie de funciones que le permitirá gestionar algunos aspectos de la administración adicionales a los que actualmente ofrece.
En resumen con este Sistema de Gestión de Edificios usted agregará valor a los servicios de Administración que brinda y todo ello definitivamente redundará en la mejora del Servicio e Imagen de su empresa.
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